Những điều cần biết về tổng đài điện thoại

NHỮNG ĐIỀU CẦN BIẾT VỀ TỔNG ĐÀI ĐIỆN THOẠI  

Những điều cần biết về tổng đài điện thoại

Citytelecom.com.vn – Kinh tế ngày một phát triển kéo theo đó các doanh nghiệp cũng mọc nên như nấm. Vì vậy việc đảm bảo hoạt động cho các phòng ban cần 1 hệ thống liên lạc nội bộ kết hợp và giải quyết được đầy đủ nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp. Với công nghệ ngày càng hiện đại, các loại tổng đài điện thoại ngày càng được ứng dụng nhiều để liên lạc thông tin trong công ty, trường học và các khu nội bộ.

 

Những điều cần biết về tổng đài điện thoại

1. Tổng đài điện thoại là gì:

– Tổng đài là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp

– Hệ thống tổng đài là thiết bị làm việc kết nối phục vụ các loại dịch vụ thông tin khác nhau. Tổng đài cung cấp một đường truyền dẫn tạm thời để truyền thông tin đồng thời theo hai hướng giữa các loại đường dây truyền dẫn. Nó được các thiết bị chuyển mạch của tổng đài thực hiện thông qua trao đổi báo hiệu với mạng bên ngoài.

2. Lợi ích khi sử dụng tổng đài điện thoại

– Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.

– Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.

– Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.

– Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:

Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn.

Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.

Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.(tổng đài ip)

Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.

Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.

Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn.

3. Những lưu ý trước khi lựa chọn mua tổng đài

– Yêu cầu tổng đài sử dụng cho mục đích gì?

+ Bạn định mua tổng đài, vậy bạn dùng tổng đài cho mục đích gì?

+ Bạn định mua tổng đài với cấu hình như thế nào và ngân sách đầu tư của bạn là bao nhiêu tiền

– Dung lượng cần sử dụng là bao nhiêu?

Dung lượng ở đây là số lượng đường vào bưu điện và số lượng máy lẻ, tùy theo số lượng cuộc gọi vào và ra nhiều hay ít mà bạn chọn số lượng đường vào bưu điện nhiều hay ít, thông thường đối với tổng đài tư vấn chăm sóc khách hàng thì cần số lượng đường vào nhiều.

Còn đầu ra số lượng máy lẻ phụ thuộc vào số lượng người sử dụng, nhân viên càng nhiều thì số lượng máy lẻ càng nhiều.

– Là công ty có 1 văn phòng làm việc hay nhiều chi nhánh.

Nếu công ty bạn là công ty nhiều chi nhánh, hoặc tương lai sẽ có nhiều chi nhánh hoạt động, có nhu cầu gọi nội bộ cao thì giải pháp lựa chọn tổng đài IP là phù hợp nhất, chi phí hợp lý, không phải đầu tư nhiều.

– Lựa chọn nhà cung cấp đáng tin cậy.

4. Nguyên tắc hoạt động của tổng đài điện thoại?

Mỗi máy điện thoại là một thuê bao được nối với một tổng đài bằng đường dây. Khi bạn quay số cần gọi, người trực tổng đài sẽ tiếp chuyển đường dây cho bạn tại tổng đài bằng phích cắm. Nhiều tổng đài lại được nối với nhau bằng đường truyền cáp quang hoặc vệ tinh hay các trạm chuyển tiếp vô tuyến. Hiện nay tất cả các thao tác bằng tay đã được tự động hóa bằng hệ thống tổng đài điện tử. Chính vì vậy mới có các card cắm trong tổng đài trong đó có card xử lý.

– Các cơ quan, doanh nghiệp hoặc Tư nhân lắp tổng đài nội bộ phục vụ nhu cầu của mình và thuê đường truyền của bưu điện để nối ra ngoài thì thường gọi đây là trung kế

– Thuê bao mà bạn đang sử dụng chỉ được một máy, bạn lắp thêm thì gọi máy lắp thêm là máy nhánh.

– Tổng đài điện thoại có nhiệm vụ kết nối tất cả các máy điện thoại với nhau, muốn như vậy nó phải hoạt động như sau:

+ Nhận biết được tình trạng của từng máy nhánh ( nhấc máy, gác máy).

+ Khi nhận được máy điện thoại nhấc máy tổng đài phát tín hiệu mời gọi đi ( tín hiệu U dài mà bạn nghe khi nhấc máy lên).

+ Nhận các thông tin được ấn từ bàn phím máy điện thoại ( nhận biết được số được bấm từ bàn phím). Và xử lý các thông tin đó.

+ Định tuyến kết nối vào máy nhánh cần gọi đến.

+ Phát tín hiệu gọi chuông và cuối cùng là kết nối cuộc gọi cho 2 máy điện thoại

– Card xử lý là card trong tổng đài để xử lý các hoạt động của tổng đài.

– Trung kế là đường dây kết nối từ tổng đài này đến tổng đài khác. Đó có thể là đường kết nối từ tổng đài của nhà cung cấp đến tổng đài con thuê bao hay đường kết nối giửa 2 tổng đài lớn với nhau.

5. Trung kế vào bưu điện là gì?

Trung kế từ bưu điện đó là từ chuyên ngành ĐTVT thường gọi cho đầu số điện thoại đăng ký từ nhà cung cấp như VNPT, Viettel…Cũng có nhiều trường hợp người ta gọi là trung kế, có người gọi là CO hay Trunk… tất cả đều là một.Có một số loại trung kế mà nhà mạng hay cung cấp như:

– Trung kế analog cứ mỗi đôi dây là một số điện thoại trên đó có thể là cáp trục hoặc cáp quang.

– Trung kế luồng (E1…) là trung kế mà có 30 số điện thoại được chạy trên một đôi dây có thể là cáp quang hoặc cáp trục…

 

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

Help
PhoneMessengerZaloleftMessage