Làm thế nào để lựa chọn hệ thống tổng đài IP cho doanh nghiệp?

  Người dùng hệ thống tổng đài có thể thực hiện liên lạc nội bộ và bên ngoài trong mạng. Ngoài ra hệ thống này còn có các khả năng sử dụng các tính năng như ghi âm cuộc gọi, hàng đợi cuộc gọi, thư thoại, chuyển cuộc gọi và menu thoại tương tác. Các doanh nghiệp có thể cân nhắc trong việc lựa chọn một hệ thống tổng đài IP hay một tổng đài ảo. 

Hệ thống tổng IP

  Hệ thống tổng đài IP là một hệ thống chuyển mạch tại chỗ, được nối với hệ thống điện thoại chuyển mạch công cộng (PSTN). Hệ thống này cho phép doanh nghiệp chia sẻ các đường dây điện thoại bằng cách sử dụng tiện ích mở rộng và định tuyến các cuộc gọi đến cho các bên thích hợp trong tổ chức.

  Các hệ thống tổng đài truyền thống đặt ra một số hạn chế cho các doanh nghiệp vì chúng thường có giới hạn tối đa cho các đường dây điện thoại bên ngoài và các thiết bị hoặc tiện ích mở rộng điện thoại nội bộ. Điều này có thể làm cho hệ thống tổng đài truyền thống mắc hơn về mặt chi phí, về thay đổi phần cứng và chi phí lao động CNTT. Các hệ thống tổng đài truyền thống ít được trang bị để thích ứng với sự phát triển của công ty khi so sánh với các giải pháp tổng đài ảo, tổng đài IP.

Hệ thống tổng đài ảo

  Một hệ thống tổng đài ảo, hoạt động với một máy chủ giống như tổng đài truyền thống, giúp thực hiện các cuộc gọi và liên lạc trong và ngoài một tổ chức. Hệ thống được quản lý bởi nhà cung cấp hệ thống tổng đài ảo mà doanh nghiệp bạn thuê.

  Điều này giúp loại bỏ cài đặt, vận hành và quản lý vật lý đi kèm với hệ thống tổng đài tại chỗ. Các nhà cung cấp dịch vụ VoIP về cơ bản là lưu trữ máy chủ PBX. Các hệ thống tổng đài ảo giúp doanh nghiệp tăng tính linh hoạt để thực hiện các thay đổi đối với các đường truyền và hệ thống hiện tại của họ, trong thời gian thực.

Tổng đài IP  so với tổng đài được ảo: Điều gì khác biệt?

  Đây là một câu hỏi phổ biến mà các doanh nghiệp phải đối mặt trong việc xem xét nâng cấp lên tổng đài. Mỗi lựa chọn đều có ưu và nhược điểm riêng. Hầu hết các chuyên gia khuyên rằng các doanh nghiệp nhỏ hơn nên lựa chọn dịch vụ tổng đài ảo và các tổ chức lớn hơn có thể quản lý các hệ thống tổng đài IP. Nhưng đây không phải là một quy tắc cứng nhắc. Nếu một doanh nghiệp nhỏ cần sự kiểm soát và khả năng tùy biến của máy chủ PBX của riêng họ hoặc doanh nghiệp lớn chỉ đơn giản là thích tùy chọn không rắc rối của VoIP đám mây, những giải pháp thay thế đó cũng có thể hoạt động tốt.

  Nếu một doanh nghiệp có thể đủ khả năng đầu tư, thì giải pháp tổng đài IP là một phương án đầu tư lý tưởng cho doanh nghiệp. Về lâu dài, nó cũng rẻ hơn so với việc liên tục trả tiền cho các nhà cung cấp bên ngoài để truy cập vào dịch vụ của tổng đài ảo. Đó là một lựa chọn đặc biệt tốt nếu tổ chức xử lý khối lượng cuộc gọi lớn một cách thường xuyên.

  Tuy nhiên, tổng đài IP đòi hỏi phải có thời gian, nguồn tài chính và sự sẵn có của chuyên môn nội bộ (thay vào đó là khả năng thuê chuyên gia và quản lý chúng). Vì vậy, không có gì đáng ngạc nhiên khi nhiều tổ chức đang chọn mô hình tổng đài IP ảo để thay thế.

  Với cả hai hệ thống này, một nhân viên có thể chỉ cần nhấc điện thoại để thực hiện hoặc nhận cuộc gọi. Nhưng những gì diễn ra sau hậu trường để kích hoạt các chức năng quản lý cuộc gọi thì hoàn toàn khác. Các máy chủ tổng đài IP dựa trên các tiêu chuẩn hiện đại, kỹ thuật số và phù hợp hơn với cách thức hoạt động của internet. Chúng tương thích hơn với cách thức hoạt động của các doanh nghiệp và nhân viên trong môi trường kinh tế ngày nay.