Thuật ngữ “IP” trong hệ thống điện thoại IP là để chỉ việc thực hiện các cuộc gọi thông qua kết nối internet hoặc mạng nội bộ (LAN). Điều này mang lại khá nhiều lợi ích. Đầu tiên là bạn không cần phải dùng đến mạng điện thoại từ các nhà cung cấp dịch vụ, điều này sẽ giúp làm giảm chi phí cho các cuộc gọi của bạn. Đồng thời bạn còn có đuợc những lợi thế về kỹ thuật qua việc sử dụng điện thoại IP cho các cuộc gọi của mình.
Người sử dụng hệ thống điện thoại IP chỉ việc đơn giản là kết nối điện thoại IP của họ với cổng mạng LAN gần nhất. Sau đó, thếit bị sẽ tự động đăng ký với hệ thống điện thoại IP. Điện thoại IP luôn lưu giữ số máy của nó và thực hiện đầy đủ các chức năng, bất kể là bạn sử dụng nó ở đâu – trên bàn làm việc, ở phòng ban kế bên hay cả trên một hòn đảo nhiệt đới.
Tất cả những điều mà điện thoại IP thực hiện trên đây đều thông qua giao thức SIP. Đây là một tiêu chuẩn đuợc các nhà cung cấp dịch vụ internet, các hệ thống điện thoại IP sử dụng rộng rãi trên toàn thế giới. Nó làm cho các điện thoại đắt đỏ trở nên lỗi thời và giúp cho mọi thiết bị có thể giao tiếp với nhau.
Các hệ thống điện thoại IP thuờng đuợc xây dựng dựa trên một máy tính hoặc một thiết bị có phần cứng tích hợp với chi phí rẻ hơn và mạnh mẽ hơn so với thiết bị đến từ các nhà sản xuất điện thoại truyền thống. Bên cạnh đó, các hệ thống điện thoại IP còn có thể đuợc mở rộng, vì chúng không hề bị giới hạn về số luợng cổng kết nối điện thoại. Do đó, bạn không cần phải thay thế hệ thống điện thoại của mình trong truờng hợp công ty bạn phát triển với quy mô lớn hơn.