Doanh nghiệp bạn có thật sự cần lắp đặt tổng đài VoIP?

Nếu tổ chức của bạn sử dụng điện thoại liên lạc rất nhiều, việc thay đổi từ PBX sang tổng đài VoIP chắc chắn sẽ làm giảm đáng kể các chi phí của bạn . Nhưng nó sẽ rẻ hơn bao nhiêu? Bạn sẽ nhận được những giá trị gì trong việc chuyển đổi này? Tất cả sẽ phụ thuộc vào cách chuẩn bị công ty của bạn.

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp đang chuẩn bị lắp đặt tổng đài VoIP thì dưới đây là những vấn đề bạn cần cân nhắc:

Làm thế nào để tổng đài VoIP hoạt động hiệu quả

Trước khi đầu tư vào tổng đài  VoIP, hãy tự hỏi mình về mức độ cần thiết của việc này đối với doanh nghiệp của bạn. Sẽ có tác động gì, đối với các phương thức liên lạc hiện có của doanh nghiệp bạn? Đặc biệt nó tác động như thế nào đối với khách hàng của bạn. Có thể lưu lượng thoại được thêm vào mạng ảnh hưởng đến hiệu suất của các ứng dụng khác một cách bất lợi đặc biệt là gây gán nặng đối với việc truyền dữ liệu trên internet. Hãy xem xét điều đó.

Làm thế nào đễ tăng năng suất làm việc khi sử dụng tổng đài VoIP 

Đánh giá mức độ năng suất của công ty bạn sẽ tăng lên khi giới thiệu VoIP, và liệu hệ thống này có đáng để đầu tư hay không. Nói cách khác, hãy tự hỏi mình những câu hỏi: liệu trung tâm chăm sóc của doanh nghiệp bạn có hoạt động tốt hơn không? Sẽ có nhiều cuộc gọi hơn không? Cuối cùng lợi nhuận mà công ty của bạn có thể thu hồi được từ hệ thống này là gì?

Bạn có đủ tiền để duy trì hoạt động của hệ thống hay không? 

Câu hỏi rất đơn giản: Bạn có đủ tiền để đầu tư vào VoIP không?

hãy thực hiện ước tính chi phí dài hạn. Nếu bạn không có đủ tiền ngay bây giờ, bạn vẫn có thể thực hiện kế hoạch từng bước, dđiều này làm tăng chi phí theo thời gian.

Bạn có thể, ví dụ, bắt đầu với một nhà cung cấp dịch vụ VoIP với một dịch vụ bao gồm chỉ dial-tone cho một hệ thống, và sau đó thêm một điện thoại PBX và IP mềm sau này. Bạn cũng có thể thuê máy chủ và điện thoại thay vì mua chúng. Đừng quên thương lượng với nhà cung cấp dịch vị tổng đài Ip để được hưởng những ưu đãi cần thiết.

Thảo luận chi tiết hợp đồng dịch vụ với nhà cung cấp để đảm bảo  bạn có thể sử dụng những chiếc điện thoại bàn công nghệ Analog trong thời gian nâng cấp lên hệ thống mới. Bạn đã đầu tư tiền vào chúng và bạn không muốn chúng trở thành vô ích ngay bây giờ.

Nếu công ty của bạn có nhiều bộ phận, thì có thể không cần thiết phải triển khai VoIP trong tất cả các phòng ban. Nên cân nhắc nhu cầu dịch vụ viễn thông của các bộ phận để chọn ra những nơi thật sự cần một hệ thống tổng đài IP. Điều này sẽ giúp bạn tiết kiệm một nguồn ngân sách rất lớn.

Mạng internet của bạn đã sẵn sàng chưa?

Mạng LAN của công ty bạn sẽ là xương sống chính cho việc triển khai VoIP trong công ty của bạn, nếu công ty của bạn có quy mô lớn. Nếu nó là nhỏ và bạn nghĩ rằng bạn chỉ cần một, hai chiếc điện thoại thì nên chọn một giải pháp khác.

Nếu bạn cần  đã có một mạng LAN, thì bạn đã tiết kiệm rất nhiều. Tuy nhiên, có một số vấn đề cần cân nhắc hơn. Nếu mạng LAN của bạn hoạt động trên bất kỳ thứ gì khác ngoài Ethernet 10/100 Mbps, thì bạn nên cân nhắc việc thay đổi. Đã xảy ra sự cố với các giao thức khác như Token Ring hoặc 10Base2.

Nếu bạn sử dụng hub hoặc repeaters trong mạng LAN của mình, bạn nên nghĩ đến việc thay thế chúng bằng các  bộ định tuyến. Hub và repeaters không được tối ưu hóa cho truyền dẫn VoIP lưu lượng cao.

Khả năng cung cấp điện

Bạn sẽ cần phải suy nghĩ về việc đầu tư một UPS (Uninterruptible Power Supply) nếu bạn có nó. Trong trường hợp nguồn điện của bạn bị hỏng/cúp điện, thì một hoặc hai điện thoại vẫn có thể hoạt động, ít nhất là để gọi hỗ trợ.